När Malungshem gick över till Akribis ekonomisystem den 14 april var målet att digitalisera merparten av bostadsföretagets ekonomiprocesser. Redan den första veckan efter bytet var Malungshem igång med EDI och efter bara någon månad var andelen EDI-fakturor hela 76 procent av det totala fakturaflödet.
– Ja, med Akribis hjälp har vi verkligen tagit det digitala ”hopplasteg” som vi hoppades kunna göra och jag ser redan nu att det här kommer att spara oss väldigt mycket tid, säger Annika Johansson, ekonomiansvarig på Malungshem.
– Även om det också har varit mycket jobb under själva processen, så har vi kommit långt på kort tid, tycker jag.
Digital process
Precis som i Akribis övriga kundprojekt har hela bytet kunnat genomföras helt utan några fysiska möten; från införsäljning till planeringsmöten och driftstart. Allt har hanterats på distans via digitala kommunikations- och dialogverktyg. Det bidrar också till en effektivare och smidigare process samtidigt som det blir mer kostnadseffektivt ur kundens perspektiv.
Malungshem bytte även till fastighetssystemet Momentum PM5 i vintras, som är ett system som är enkelt att integrera med Akribis ekonomisystem.
– Jag personligen har inte gjort så här så pass stora systembyten tidigare, men jag måste säga att det gått bättre än förväntat så här långt. Det har varit mycket arbete men inte så arbetsamt och kaotiskt som jag kanske trodde.
Från papper till EDI – direkt.
Akribi för sedan en tid tillbaka en projektdagbok för att konkret kunna visa upp resultat och de framsteg som görs i ett projekt. Det är annars lätt att snabbt glömma hur det var innan. Här är några utdrag ur projektdagboken för Malungshem:
- Driftstart den 14 april 2020. Två timmar efter driftstarten skickades första betalningen till banken. Återrapportering av bankbetalningar skedde två dagar senare.
- På eftermiddagen den första dagen lästes nästan 500 EDI-fakturor in och en hel del av dessa var färdigkonterade och klara för att skickas till betalning. Innan driftstart hade Malungshem alla fakturor på papper.
- Första dagen ankomstbokades drygt 500 fakturor, dvs uppdaterade huvudboken. Vissa gick för betalning och en del ut för attest.
- Efter en vecka var 79% av fakturorna via EDI och man hade 26 leverantörer som skickade fakturorna via EDI.
- När det gått en månad var 76% av alla fakturor via EDI och man hade 34 EDI-leverantörer.
- Redan andra dagen var integrationen till Momentum PM5 klar och uppsatt.
- Den 30 april gjordes tertialbokslutet i Akribis ekonomisystem, med egendesignade rapporter.