Akribi och Momentum har tillsammans utvecklat marknadens bästa paketlösning för fastighetsbolag. De båda bolagen kan nu erbjuda en gemensam koppling och integration mellan sina respektive ekonomi- och fastighetssystem. Med hjälp av öppna API:er har vi tillsammans utvecklat en helhetslösning som gör det enkelt för kunder att få ut det mesta av båda systemen, utan att behöva fundera på tekniken.
En gemensam koppling mellan systemen, i kombination med två leverantörer som har ett nära samarbete, skapar en extra trygghet för kunden. Risken är annars att man som kund blir beroende av en tredje part, som utvecklat en integration men som sedan inte står för underhållet.
Styrkan i den här integrationen är att det gör båda systemen bättre tillsammans än vad de är var för sig. Så här kan det se ut när systemen samverkar:
- När hyresgästen eller en bovärd registrerar en felanmälan loggas den i Momentum. I Momentum bestämmer man sig för vad som ska göras; byte, reparation eller service.
- När beslut fattats om åtgärd får arbetsordern en kod, som också utgör underlag för konteringen (som t ex byte eller underhåll).
- Den inkommande leverantörsfakturan märks med aktuellt ordernummer och när fakturan kommer kan Akribi/Fenix läsa av denna och automatiskt ”fråga” Momentum om informationen på arbetsordern.
- Då ser Akribis ekonomisystem konteringen, att ordern är kodad på en lägenhet, en lokal eller ett gemensamhetsutrymme i ett speciellt hus, vilken typ av moms som gäller (ingen, schablon eller full moms), vem som har beställt, om ordern har blivit kontrollerad av t ex bovärden m m. Det finns alltid möjlighet att registrera ett uppskattat belopp vid själva beställningen till leverantören.
- Akribis system kontrollerar statusen och beloppet och kan även automatiskt attestera (mottagnings-/granskningsattest) så att fakturan går till slutattest direkt. Den som slutattesterar fakturan kan se ordernummer och att den t ex blivit automatgodkänd innan.
- När slutattesten sker ändras arbetsorderraden/orderns status att fakturan kommit. Är alla rader klara avslutas hela arbetsordern automatiskt.
- Med automatisk kontroll på fakturabeloppen kan man förhindra att fel pris faktureras och det gör också att bovärdarna kan vara mer ute bland kunderna istället för på sina kontor. Givetvis finns en länk på arbetsordern till fakturan för historik. När man söker på gamla fakturor i Akribi kan man även söka på gamla ordernummer i Momentum och den vägen hitta åt båda hållen.
- Som bonus får man möjlighet att ta ut rapporter på hur mycket som ligger på beställning och som ännu inte är attesterat.
- Detta arbetssätt ger mer kvalitet hos bovärdar som ”slipper” lägga tid på att attestera fakturor. Ekonomiavdelningen får sitt fakturaflöde automatiserat och momssatserna blir alltid rätt beroende på typ av objekt. Alla klara arbetsorder blir automatiskt klarmarkerade. Alla felanmälningar blir digitaliserade och loggade.
- Integrationen mellan systemen ger också bättre kontroll på underhållet, som t ex vilka spisar som är utbytta osv. Det blir enklare att slutattestera när konteringarna och kontrollerna är gjorda per automatik.
- Integrationen är ”sömlös” och integrationstjänsten underhålls och säljs av Akribi. Efterhand som nya integrationstjänster tillkommer finns de automatiskt på plats hos alla kunder.
Vill du veta mer om integrationen mellan Akribi och Momentum? Kontakta Carl Gustav Sturesson på 070-939 60 04 eller via cgs@akribi.se, så berättar han gärna mer!
Besök även Momentum för mer information om deras fastighetssystem.