Sedan en tid tillbaka dokumenterar Akribi alla sina driftstarter i en projektdagbok. Varje dagbok blir en bekräftelse på de snabba, digitala framsteg som varje ny kund gör med hjälp av Akribis ekonomisystem. De senaste veckorna har vi haft flera lyckade driftsättningar, där alla processer och arbetsmoment har genomförts 100% digitalt med Akribis beprövade projektmetod.
Metoden innebär att vi sedan tre år tillbaka konverterar, utbildar och startar upp alla våra nya kunder via nätet – dvs. utan fysiska möten och utan några onödiga resor. Metoden har många fördelar, som att det exempelvis är en både mer kostnadseffektiv och snabbare process än att arbeta på plats ute hos kunderna. Vi får också en bättre inlärning som gör att kunderna snabbare kan göra allt arbete i ekonomisystemet själv.
Här har vi sammanställt utdrag ur projektdagböckerna för två av våra senaste driftsättningar: Älvkarlebyhus och Ludvikas kommunala fastighetskoncern.
Älvkarlebyhus
- Driftstart den 1 maj och sedan 31 maj är man i full drift inklusive anläggningsregister K3 med skattemässiga avskrivningar.
- Före driftstarten hade Älvkarlebyhus många fakturor digitalt och via EDI, men man utnyttjade inte all den data som fanns i fakturorna. Nu konteras, kontrolleras och periodiseras större delen av fakturorna redan vid inläsningen och i vissa fall skickas de direkt för betalning, dvs. att man numera har infört ett nytt attestreglemente.
- Drygt 75% av EDI-fakturorna är korrekt konterade.
- Momsen beräknas automatiskt av Akribis ekonomisystem jämfört med tidigare manuell beräkning.
- Man har även under projektets gång fått upp ett antal dynamiska rapporter med drill-down till inskannad faktura istället för att klippa och klistra ihop rapporterna.
- Nästa steg är att integrera serviceordrar i fastighetssystemet Momentum PM5 med Akribis system, så att kontering och attestflöde hämtas från serviceordern och att serviceordern innehåller en länk till leverantörsfakturan.
Ludvikas kommunala fastighetskoncern
- Driftstart den 1 april och helt överlämnade till vår support den 31 maj.
- Ludvika kommun samlade nyligen alla sina olika fastighetsbolag i en gemensam koncern. De största bolagen är Ludvika Kommunfastigheter och Ludvikahem.
- Tidigare använde man kommunens ekonomisystem.
- Man startade upp bytet till Akribis ekonomisystem efter att bokslutet var klart och har bl a moderniserat kodplanen, ändrat attestrutiner så att man kan få högre kvalitet på redovisningen med hjälp av högre automatisering.
- Man har nu kommit en bit på vägen i sitt automatiseringsarbete genom att ha färdigkonterat cirka 50% av alla EDI-fakturor.
- Diversefakturor (mest vidarefakturering till kommunen sker nu via utgående EDI (ca 1 000 st per månad).
- Det är ca 130 attestanter och 6 användare på ekonomiavdelningen.