Hur är det att byta ekonomisystem mitt uppe i en pandemi, när både systemleverantör och slutanvändare arbetar från sina hemmakontor? För Ludvika Kommunfastigheter AB – som gick över till Akribis ekonomisystem den 1 april – blev det ett smidigt byte trots att alla processer sköttes helt på distans via nätet.
– Ja, faktum är ju att vi aldrig ens träffat någon från Akribi rent fysiskt, inte ens under upphandling och införsäljning av ekonomisystemet. Så under rådande omständigheter var vi lite tveksamma till om bytet av ekonomisystem verkligen skulle vara genomförbart helt på distans, men jag måste säga att det fungerat förvånansvärt bra, säger Karolina Strömberg, redovisningsansvarig inom Ludvika Kommunfastigheter och projektledare för bytet av ekonomisystem.
Flöt på bra
All kommunikation mellan Akribi och Ludvika Kommunfastigheter under bytesprocessen har skett via mobil, Skype och TeamViewer. Under den inledande fasen fanns Karolina på plats på sitt vanliga kontor medan Akribis projekt- och supportansvariga satt på sina respektive hemmakontor på grund av den rådande coronasituationen. Men det senare påverkar egentligen inte själva arbetsprocessen eftersom Akribi sedan två år tillbaka genomför en klar majoritet av sina systembyten på distans.
– Det märks att Akribi är inkörda på det här arbetssättet och vi kom ganska långt på bara några dagar. Det tog inte lång tid innan vi kunde skicka iväg de första betalfilerna från det nya systemet och redan första veckan var vi igång med EDI, berättar Karolina.
– Jag måste också framhålla Akribis tillgänglighet under den så viktiga och inledande fasen, då behovet av support var som störst. Det bidrog helt klart till att projektet flöt på väldigt bra i början.