Tierpsbyggen har varit i drift i Akribis ekonomisystem sedan 2022. Men det är först under det senaste året som de har dragit nytta av systemets alla funktioner för automation och förenkling, och därmed fått en betydligt enklare och effektivare vardag i det löpande ekonomi- och redovisningsarbetet.
Stefan Carlbaum Jonsson tog över rollen som ekonomichef i Tierpsbyggen och moderbolaget Tierps Kommunfastigheter i början av förra året. Inledningsvis undrade han vad det var för dåligt fungerande ekonomisystem som bolagen använde, men efter bara ett kort tag insåg han att felen snarare låg internt och inte i själva systemet.
– Det visade sig att vi hade kommit in helt snett i Akribis system från början, där vi försökt att anpassa systemet till befintliga rutiner och processer. Det gjorde dels att det skapades en rad speciallösningar, dels att Akribi hade svårt att supporta oss på ett bra sätt, berättar Stefan.
– Resultatet var att vi fortsatte att ha ett omodernt och ineffektivt arbetssätt, med en relativt hög andel av manuell hantering.
Effektivisera och automatisera
I mars 2025 sjösatte man därför ett stort effektiviseringsprojekt, där ett beslut var att göra ett rejält omtag och sätta upp Akribis system på nytt. Målet med projektet var att hålla de manuella inslagen i ekonomiarbetet till ett minimum och att automatisera så många processer som bara möjligt, som exempelvis hanteringen av leverantörsfakturor.
– Vi fick väldigt bra stöd av Akribi under resans gång, där vi tillsammans satte upp systemet för att kunna dra betydligt bättre nytta av de funktioner som erbjuds där. De har också varit väldigt behjälpliga med utbildning och driftsättning, vilket var en förutsättning för att detta skulle fungera, förklarar Stefan.
– I samma veva bytte vi fastighetssystem till Vitec Fastighet, och där fick vi ju utväxling direkt i och med den färdiga integration som redan fanns mellan Akribi och Vitec.
Var skulle du säga att ni står idag?
– Nu använder vi Akribis system som det är tänkt och drar nytta av de funktioner som finns där, även om det är en process där vi i samarbete med Akribi säkert kan få ut ännu mer. Vi har en relativt hög grad av automation i många rutinmässiga processer och har därmed gjort massor av tidsbesparingar i det dagliga ekonomiarbetet.
Mer att hämta
Charlotta Blom var projektledare för hela effektiviseringsprojektet, och även hon framhåller det nära samarbetet med Akribi som en viktig framgångsfaktor. Att göra ett omtag som Tierpsbyggen gjort ställer krav på tydliga mål och att förändringen är väl förankrad internt. I det arbetet var Akribis projektledare Stefan Wall ett bra stöd samtidigt som han utmanade Charlotta på många områden.
– Framför allt var Stefan grym på att ifrågasätta befintliga processer och få oss att tänka nytt och därmed undvika att fortsätta i gamla hjulspår. Akribi kan ju också jämföra med hur andra kunder arbetar och dela värdefulla erfarenheter med övriga.
– Jag vill verkligen rekommendera andra kunder att dra nytta av den kompetens som finns hos Akribi, för att göra en ordentlig genomlysning av det egna ekonomiarbetet och utvärdera hur man kan få ut mer av ekonomisystemet. En sak är säker; det finns alltid mer att hämta, säger Charlotta.