I mitten av oktober gick Gamla Byn AB i Avesta i drift i Akribis ekonomisystem, efter många år i ett större kommungemensamt system. Bytet har gjort att ekonomichefen Sara Mattsson Burell och hennes kolleger på ekonomiavdelningen både fått en effektivare vardag och ett system som är helt anpassat efter deras behov som fastighetsbolag.
Vid sidan av Gamla Byn AB ingår även Avesta Industristad AB i bolagsgruppen. Det förstnämnda bolaget hanterar allmännytta och verksamhetslokaler i kommunen medan det senare är inriktat på kommersiella fastigheter och lokaler.
– När kommunen i stort skulle upphandla ett nytt ekonomisystem så kände vi att den kravspecifikationen inte riktigt täckte in våra krav och behov. Därför fick vi tillåtelse att upphandla ett annat alternativ, och där landade vi till slut i Akribis tjänst, förklarar Sara.
– Vi hade hört gott om Akribi från kolleger i branschen och hade även fått en demo tidigare som såg väldigt lovande ut, så vi var glada att det blev just Akribi som bäst mötte krav i specifikationen vi hade satt för upphandlingen.
Smidigt och snabbt byte
Efter några veckor i drift i det nya ekonomisystemet kan Sara konstatera att bytet gick relativt snabbt och smidigt, även om det varit mycket jobb längs vägen. Inte minst för att man ändra sin konteringssträng i samband med övergången till Akribi.
– Men i stort flyter det på väldigt bra i den nya miljön, även om vi fortsatt har mycket kvar att lära om alla möjligheter som finns där, säger Sara.
Vad skulle du säga är de största skillnaderna mot tidigare?
– Framför allt att vi nu har ett mycket mer flexibelt system, och att funktionaliteten är uppbyggd utifrån ett fastighetsbolags verksamhet. Vi upplever också att det är enklare att tänka nytt i en helt ny miljö och att då göra vissa av processerna på ett snabbare och effektivare sätt.
– Vi hade redan tidigare en relativ hög grad av automatisering i hanteringen av våra leverantörsfakturor, men det kan vi säkert också skruva upp ytterligare några snäpp i Akribis miljö.