När Kumla Bostäder AB bytte till Akribis ekonomisystem blev det en rivstart in i en mer digitaliserad och automatiserad redovisningsvärld. Målet är att en övervägande del av den totala fakturavolymen ska gå rakt in i bokföringen utan manuell hantering, och redan den första veckan efter bytet nådde man en bit över 90% i EDI-fakturor.
– Vi nådde 94 procent EDI-fakturor direkt i samband med bytet, men nu över lite tid ligger vi på omkring 92 procent automatiserade fakturor. Med Akribis hjälp har vi på kort tid tagit ett rejält kliv framåt, säger Andreas Landerdahl, ekonomichef på Kumla Bostäder AB.
Automation med kontroll
Totalt ligger bolagets fakturavolym på mellan 13 000–14 000 fakturor per år. En stor del av volymen handlar om återkommande rutinfakturor som exempelvis för el och vatten, där man i ekonomisystemet ställer in att fakturorna konteras och attesteras per automatik om de ligger inom rätt intervall. Här är det fokus på både förbrukning och fakturabelopp, eftersom det senare kan svänga rejält från månad till månad.
– Utmaningen är såklart att nå en hög grad av automation med god kontroll, och det känner jag att vi klarar i Akribis ekonomisystem. Tiden som frigörs kan vi istället lägga på uppföljningar, analys och strategi, vilket kommer gynna oss i längden, säger Andreas.
– Det innebär också att vi får tid att lägga kraft på de fakturor som behöver granskas och följas upp lite mer, istället för att lägga merparten av energin på återkommande rutinfakturor.
Har mod att ifrågasätta
Projektstarten för bytet till Akribis ekonomisystem hade Kumla Bostäder AB i mitten av september. De första veckorna handlade mycket om eget arbete med att förse Akribis projektteam med alla data och parametrar för att sätta upp det nya systemet. När alla inställningar, konverteringar och utbildningar var gjorda, kunde Kumla Bostäder AB ta det nya systemet i full drift i mitten av november.
– Jag har varit med om några systembyten tidigare, men det här gick ovanligt snabbt och smidigt. Framför allt har vi uppskattat tydligheten från Akribis projektledare Stefan Wall och att de haft modet att ifrågasätta många av våra tidigare rutiner.
– Det känns att de är trygga i den här processen och vet vad som behöver göras för att vi som kund ska få bästa möjliga utfall av ekonomisystemet, säger Andreas.